Mindestbestand berechnen: Formel, Beispiel und automatische Warnung

Dienstagmorgen, der Bestseller ist ausverkauft. Im Lager stehen zwar noch zwölf Stück, aber zehn davon gehören zu offenen Aufträgen. Die Nachbestellung dauert eine Woche, und bis dahin verkauft der Shop nichts mehr davon. Genau dafür gibt es den Mindestbestand: eine Untergrenze, unter die der Bestand nicht fallen soll, damit Lieferzeiten und Ausreißer im Verkauf nicht zum Engpass werden.

Was ist der Mindestbestand?

Der Mindestbestand, oft auch Sicherheitsbestand oder eiserner Bestand genannt, ist die Menge, die immer im Lager sein soll. Er fängt ab, was sich nicht planen lässt: Lieferverzug, ein plötzlicher Verkaufsschub, eine falsche Zählung.

Daneben gibt es zwei verwandte Größen:

• Meldebestand: Bei dieser Menge wird nachbestellt, damit die Ware ankommt, bevor der Mindestbestand angegriffen wird.
• Höchstbestand: Die Obergrenze, damit nicht zu viel Kapital im Lager liegt.

Mindestbestand berechnen: die Formel

Die gängigste Formel für den Mindestbestand lautet:

Mindestbestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Sicherheitszeit in Tagen

Die Sicherheitszeit legen Sie selbst fest: Wie viele Tage Verzug oder Mehrverkauf wollen Sie abfedern? In der Praxis sind zwei bis fünf Tage üblich, bei unzuverlässigen Lieferanten mehr.

Darauf baut der Meldebestand auf:

Meldebestand = (durchschnittlicher Tagesverbrauch × Lieferzeit in Tagen) + Mindestbestand

Und der Höchstbestand:

Höchstbestand = Mindestbestand + Bestellmenge

In Lehrbüchern finden Sie auch Varianten, etwa mit maximalem statt durchschnittlichem Verbrauch. Für einen kleinen Betrieb reicht die einfache Form fast immer, solange Sie die Werte regelmäßig prüfen.

Rechenbeispiel

Ein Onlineshop verkauft von einem Artikel im Schnitt 12 Stück pro Tag. Der Lieferant braucht 5 Tage, als Puffer sollen 3 Tage reichen. Bestellt wird in Kartons zu 120 Stück.

• Mindestbestand = 12 × 3 = 36 Stück
• Meldebestand = (12 × 5) + 36 = 96 Stück
• Höchstbestand = 36 + 120 = 156 Stück

Fällt der Bestand auf 96, wird bestellt. In den fünf Tagen Lieferzeit gehen rund 60 Stück raus, die Ware kommt an, wenn noch etwa 36 da sind. Verkauft sich der Artikel schneller als gedacht, greift der Puffer.

Der häufigste Fehler: mit dem falschen Bestand rechnen

Viele Warnungen schauen auf den Lagerbestand, also was physisch im Regal liegt. Entscheidend ist aber der verfügbare Bestand: Lagerbestand minus offene Aufträge minus gesperrte Ware. Im Beispiel oben lagen zwölf Stück im Regal, verfügbar waren nur zwei.

Wer den Mindestbestand gegen den Lagerbestand prüft, wird zu spät gewarnt, und das ausgerechnet bei den Artikeln, die gerade gut laufen. In Warenwirtschaften wie JTL-Wawi steht der verfügbare Bestand als eigenes Feld bereit. Ihre Warnung sollte genau dieses Feld prüfen.

Zwei weitere Fallen:

• Stücklisten und Sets: Ein Set ist nur so verfügbar wie seine knappste Komponente.
• Saison: Ein Tagesverbrauch aus dem Januar passt nicht im Mai. Rechnen Sie mit einem Zeitraum, der zur kommenden Zeit passt.

Lagerwarnung automatisieren

Den Mindestbestand einmal auszurechnen ist leicht. Ihn täglich für hunderte Artikel im Blick zu behalten, nicht. Hier hilft eine automatische Lagerwarnung:

1. Regelmäßig prüfen: Alle paar Minuten liest ein Ablauf den verfügbaren Bestand aus der Warenwirtschaft.
2. Nur melden, wenn es zählt: Rutscht ein Artikel unter die Schwelle, kommt eine Mail mit Artikel, verfügbarem Bestand, Lagerbestand und offenen Aufträgen, bei Sets auch die Komponenten.
3. Keine Mail-Flut: Eine neue Meldung gibt es nur, wenn sich der Wert ändert. Steigt der Bestand wieder über die Schwelle, ist der Artikel aus der Liste.
4. Mit einem Klick handeln: In der Mail steht ein Knopf wie „33 Stück buchen“. Er öffnet eine Bestätigungsseite, erst Ihre Bestätigung bucht den Bestand in der Warenwirtschaft, ohne dass Sie sich anmelden müssen. Jede Buchung steht im Protokoll.

So läuft eine Lagerwarnung bei TaskMonkey für einen Onlineshop mit Shopify und JTL-Wawi, alle zehn Minuten. Den Ablauf richten wir gemeinsam mit Ihnen ein. Weitere Abläufe aus Einkauf und Lager, etwa ein Dashboard mit der Reichweite je Artikel, stehen in der Übersicht der Anwendungsfälle.

Mindestbestand regelmäßig anpassen

Ein Mindestbestand ist kein fester Wert. Prüfen Sie ihn:

• monatlich für Ihre Top-Artikel,
• bei jeder Änderung der Lieferzeit,
• vor der Saison und nach Aktionen.

Hilfreich ist eine Auswertung je Artikel mit dem Verbrauch der letzten Wochen und der Reichweite in Tagen. Daraus lassen sich auch automatische Bestellvorschläge ableiten: Artikel unter dem Meldebestand, mit Vorschlag zur Menge bis zum Höchstbestand, den Sie prüfen und freigeben. Daraus sehen Sie schnell, wo der Puffer zu knapp oder unnötig groß ist.

Fazit

Mindestbestand berechnen ist einfach: Tagesverbrauch mal Sicherheitstage. Entscheidend ist, gegen den verfügbaren Bestand zu prüfen und die Werte regelmäßig anzupassen. Eine automatische Lagerwarnung nimmt Ihnen das tägliche Nachsehen ab. Mit einem Klick zur Freigabe bleibt die Entscheidung trotzdem bei Ihnen.