93 Abläufe, die TaskMonkey heute erledigt

Ein Posteingang für Mail, WhatsApp, Facebook, Instagram

Holt alle Kanäle alle 2 Min in eine gemeinsame Inbox.

Systeme Postfach, WhatsApp, Facebook, Instagram

• läuft per Zeitplan

KI-Einordnung jeder Kundenmail

Ordnet in über 20 Kategorien ein (Versand, Reklamation mit Unterart, Storno, Beratung, B2B, Spam).

Systeme Posteingang

Mehr: Posteingang

• läuft automatisch

Antwortentwürfe je Anliegen

Fach-Agenten (Versand, Schaden, Änderung, Pflege) schreiben Entwürfe mit Bestelldaten, Mensch gibt frei.

Systeme Shopify, JTL-Wawi, Posteingang

Mehr: Posteingang

• läuft automatisch
• mit Freigabe

Zusammenfassung jedes Vorgangs

Hält pro Thread eine aktuelle KI-Zusammenfassung bereit.

Systeme Posteingang

• läuft per Zeitplan

Kundenakte neben der Mail

Zeigt Kunde, Bestellungen und verwandte Vorgänge aus dem Shop direkt am Ticket.

Systeme Shopify, Posteingang

• läuft automatisch

WhatsApp-Anfragen automatisch beantworten

Beantwortet offene WhatsApp-Nachrichten, wenn niemand reagiert.

Systeme WhatsApp

• läuft per Zeitplan

„Wo ist meine Bestellung?“ im Website-Chat

Prüft Bestellnummer + PLZ und nennt Versandstatus.

Systeme Shopify, Versanddienstleister

• läuft automatisch

Reklamation im Chat aufnehmen

Nimmt Schaden mit Foto auf und legt Reklamation/Support-Ticket an.

Systeme Website-Chat, Ticketsystem

• läuft automatisch

Produktberatung aus Wissensbasis

Beantwortet Pflege-/Produktfragen aus gepflegtem Wissen.

Systeme Wissensdatenbank

• läuft automatisch

Altsystem parallel spiegeln

Übernimmt erledigte Tickets aus dem bisherigen Helpdesk, solange beide laufen.

Systeme bisheriges Helpdesk

• läuft per Zeitplan

Postfach aufräumen

Verschiebt verarbeitete Mails ins Archiv.

Systeme Postfach

• läuft per Zeitplan

Retoure per Foto erfassen

Foto hochladen, Positionen wählen, Retourenliste füllen, Reklamation und Ticket verknüpfen.

Systeme JTL-Wawi, Google Sheets, Ticketsystem

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Reklamationsliste automatisch anreichern

Ergänzt jede Reklamation im Sheet um Auftrags- und Artikeldaten aus der Warenwirtschaft.

Systeme JTL-Wawi, Google Sheets

• läuft per Zeitplan

Gutschriften automatisch buchen

Prüft offene Reklamationen täglich und bucht Rechnungskorrekturen in der Warenwirtschaft.

Systeme JTL-Wawi, Google Sheets

• läuft per Zeitplan
• mit Freigabe

Ersatzlieferung in den Auftrag

Trägt Ersatzartikel automatisch in bestehende Aufträge ein.

Systeme JTL-Wawi

• läuft per Zeitplan

Bot-Regeln mit echten Fällen testen

Spielt echte Kundenmails und Test-Personas gegen neue Regeln, bevor sie live gehen.

Systeme Posteingang

• läuft per Zeitplan

Englische Antwortentwürfe für Anfragen

Liest englische Anfragen und schlägt eine Antwort vor.

Systeme Posteingang, E-Mail

• Pilot
• mit Freigabe

Postfach-Assistent für ein Firmenpostfach

Posteingang mit Einordnung und Antwortentwürfen für ein Firmenpostfach.

Systeme Postfach, Posteingang

• Pilot
• mit Freigabe

Rechnungen aus Postfach und Cloud einsammeln

Zieht Rechnungen aus Mails und Dropbox, liest das PDF, legt sie ab.

Systeme Google Drive, Dropbox, Postfach

• auf Zuruf

Fehlende Belege aufspüren

Findet Umsätze ohne Beleg und sucht in Mails nach.

Systeme Dropbox, Bank, E-Mail

• auf Zuruf

Bank- und Kreditkartenabgleich mit Regeln

Ordnet Umsätze Belegen zu, lernt Buchungsregeln.

Systeme Bank, Kreditkarte

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Monatsabschluss an den Steuerberater

Schliesst den Monat, erzeugt Export und Klickliste für DATEV.

Systeme DATEV, Dropbox

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Offene-Posten-Bericht

Listet unbezahlte Rechnungen.

Systeme Bank, Belege

• auf Zuruf

Ausgaben-Fragen im Chat

„Was habe ich im September für Ads und Tools ausgegeben?“.

Systeme Bank, Belege

• auf Zuruf

E-Rechnungen lesen

Liest XRechnung/ZUGFeRD aus.

Systeme E-Mail, Dateien

Mehr: Belege & E-Rechnung

• auf Zuruf

Kontostände live im Cockpit

Bank- und Shop-Auszahlungssaldo alle 5 Min ins KPI-Sheet.

Systeme Shopify Payments, Google Sheets, Bank

• läuft per Zeitplan

Zahlungen an einen Empfänger über 12 Monate

„Wie viel zahle ich jährlich an X?“ über Bankabruf.

Systeme Bank

• auf Zuruf

Belege-Paket für Kleinbetriebe

Vorlage: Belege per Mail/Foto, Monatsabschluss, Export.

Systeme DATEV, E-Mail, Bank

• Pilot
• mit Freigabe

Lagerwarnung mit Ein-Klick-Nachbuchen aus der Mail

Meldet jeden Artikel mit Bestand <= 5, Klick in der Mail bucht nach.

Systeme JTL-Wawi, E-Mail

• läuft per Zeitplan
• mit Freigabe

Lager-Dashboard mit Reichweite

Bestand und Reichweite je Artikel, laufend aktualisiert.

Systeme JTL-Wawi

• läuft per Zeitplan

Lagerforecast im Sheet

Verkäufe je Zeitfenster, Bestand, Bestand ohne Fake-Buchungen für die Bestellplanung.

Systeme JTL-Wawi, Google Sheets

• auf Zuruf

Lieferschein-Foto bucht Wareneingang

Foto → Texterkennung → Artikelabgleich → Bestandsbuchung.

Systeme JTL-Wawi, Foto vom Handy

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Abschriften per Zuruf

„Artikel X 12 Stück ausbuchen, Grund Verderb“ — findet Artikel auch über Spitznamen.

Systeme JTL-Wawi

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Inventur über Sheet

Zählliste exportieren, Team zählt im Sheet, Import bucht Bestände.

Systeme JTL-Wawi, Google Sheets

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Bestand per Chat/Scan korrigieren

Artikel per SKU/Scan finden, Bestand setzen.

Systeme JTL-Wawi

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Etiketten drucken

SKUs und Mengen sammeln, Druckdaten bauen, PDF per Layout-Software und Mail.

Systeme InDesign, E-Mail

• auf Zuruf

Versandkarton-Verbrauch auswerten und teilen

„Summiere die Kartons aller Aufträge 2026“ → Sheet anlegen, Kollegen freigeben, Mail schicken.

Systeme JTL-Wawi, Google Sheets, E-Mail

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Bestellungen automatisch aufbereiten

Löst Sets/Kombis in Einzelartikel auf, korrigiert Positionen für den Versand.

Systeme Shopify, JTL-Wawi

• läuft per Zeitplan

Gleiche Aufträge für den Versand bündeln

Gruppiert identische Aufträge für schnelleres Packen.

Systeme JTL-Wawi

• läuft per Zeitplan

Versanddienstleister wechseln

Tracking-Codes scannen, Datenpaket für neuen Carrier exportieren.

Systeme Scanner, CSV

• vorhanden, ruht

Pflichtdokumente zuordnen

Scannt Pflichtdokumente, erzeugt sie und ordnet sie den Produkten zu.

Systeme Shop, Scan

• vorhanden, ruht

KPI-Sammlung alle 5 Minuten

Umsatz, Bestellungen, verpackte Aufträge, offene Tickets, Kontostände ins Sheet.

Systeme Shopify, JTL-Wawi, Google Sheets, Bank, Helpdesk

• läuft per Zeitplan

Versand-Dashboard geplant vs. tatsächlich

Versand pro Stunde und Tag im Vergleich zur Planung.

Systeme JTL-Wawi

• läuft automatisch

Verkaufsauswertung je Artikel mit Vorjahr

Verkäufe je Tag, Vorjahr, Vorjahr + 50 %.

Systeme Shopify, JTL-Wawi

• läuft automatisch

Betriebs-Monitoring ins Sheet

Schreibt Laufzeiten und Fehler in ein Monitoring-Sheet.

Systeme Google Sheets

• läuft per Zeitplan

Bewertungs-Statistik

„Wie viele Bewertungen in 7 Tagen, welcher Schnitt?“.

Systeme Bewertungsportale

• auf Zuruf

Website per WhatsApp pflegen

Foto vom Plakat schicken → News und Termin werden angelegt, Antwort „live schalten“ veröffentlicht.

Systeme Contao, WhatsApp

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Termine ändern und Fehler zurücknehmen

„Termin auf 27.11. verlegen“, „war korrekt, wiederherstellen“.

Systeme Contao, WhatsApp

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Website selbst anbinden im Chat

Builder fragt Zugangsdaten ab (als Secret), richtet Verbindung und Pfade ein.

Systeme Contao

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Neue Unterseite aus bestehender kopieren

Seite inkl. Elementen duplizieren, Adresse setzen, live schalten mit Link.

Systeme Contao

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Inhalte per Chat bearbeiten mit Versionen

Texte/Elemente ändern, jede Änderung versioniert, Cache leeren.

Systeme Contao, WordPress

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Blogartikel direkt in Contao veröffentlichen

Artikel + Bild erzeugen und als News veröffentlichen.

Systeme Contao

• pausiert

WhatsApp-Assistent für den Inhaber unterwegs

Bank lesen, Website pflegen, kurze Aufträge per Nachricht.

Systeme WhatsApp, Bank, Contao

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Sheet anlegen und Kollegen freigeben

Legt ein Google Sheet mit Daten an, teilt es und informiert per Mail.

Systeme Google Drive, E-Mail

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Ordner und Dateien in der Cloud

Ordner anlegen, Dateien ablegen, suchen.

Systeme Google Drive, Dropbox

• auf Zuruf

Interne Benachrichtigungen

Mail an Team bei Ereignissen (Fehler, neue Fälle, Berichte).

Systeme E-Mail

• läuft automatisch

Plan-Modus für grössere Aufträge

Agent zeigt Plan, arbeitet Schritt für Schritt, Fortschritt sichtbar.

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Vorgänge in Klartext suchen

„Hatte Kunde X schon mal Kontakt?“ über alle Kanäle.

Systeme Posteingang

• läuft per Zeitplan

Antworten einordnen, Abmeldungen sofort sperren

Liest Antworten, erkennt Absage/Interesse/Abmeldung, sperrt Adresse, meldet Interessenten sofort.

Systeme Postfach, E-Mail

• läuft automatisch

Liste warmer Kontakte mit fertigen Kurznachrichten

Stellt morgens zusammen, wem man heute schreiben sollte, inkl. Textvorschlag.

Systeme E-Mail

• läuft per Zeitplan
• mit Freigabe

Lead-Formulare aus Meta abholen und melden

Holt neue Leads aus Facebook/Instagram-Formularen alle 2 Min, speichert sie und meldet sie sofort.

Systeme Meta Lead Ads, E-Mail

• läuft per Zeitplan

Löschfristen für Leads (DSGVO)

Löscht Leads nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, ausser Kunden.

• läuft per Zeitplan

Google-Ads-Pflege im Budgetdeckel

Schliesst unpassende Suchbegriffe mit Beleg aus, schreibt Kurzbericht, alles über dem Deckel geht als Freigabe-Anfrage raus.

Systeme Google Ads, E-Mail

• läuft per Zeitplan
• mit Freigabe

Meta-Anzeigen pausieren/Budget ändern per Freigabe-Link

Agent schlägt Änderung vor, Inhaber klickt Freigabe in der Mail, Änderung wird ausgeführt und protokolliert.

Systeme Meta Ads, E-Mail

• läuft automatisch
• mit Freigabe

Anzeigen-Zahlen im Chat abfragen

„Was haben die Ads gestern gebracht?“ mit Kosten, Klicks, Suchbegriffen.

Systeme Google Ads, Meta Ads

• auf Zuruf

Google-Ranking-Check mit Alarm

Prüft wöchentlich die Positionen der Wunsch-Keywords, meldet nur Änderungen.

Systeme E-Mail

• läuft per Zeitplan

Website-Check für Interessenten

Analysiert die Website eines Interessenten (Shopsystem, Passung) und baut eine Vorschau.

Systeme Website

• läuft per Zeitplan

Täglicher Blogartikel als Entwurf

News recherchieren, Artikel schreiben, Titelbild erzeugen, als WordPress-Entwurf ablegen.

Systeme WordPress

• läuft per Zeitplan
• mit Freigabe

Newsletter-Zielgruppe aus Shopdaten bauen

Erstellt Empfängerliste aus Käufen, filtert Abmeldungen, Reklamierer, bereits Angeschriebene.

Systeme Shopify, SendGrid

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Bewertungs-Weiterleitung per Klartext steuern

Legt fest, welches Portal (Google, Trustpilot, Trusted Shops) Kunden je nach Sterne sehen, inkl. Zeitfenster; zeigt Statistik.

Systeme Bewertungsseite, Shop

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Rabattcodes per Chat anlegen

Einzeln oder als Bündel mit Wert, Laufzeit, versandkostenfrei.

Systeme Shopify

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Rabattcode-Abgleich mit Bericht

Gleicht Code-Liste im Sheet mit dem Shop ab und mailt Abweichungen.

Systeme Shopify, Google Sheets, E-Mail

• läuft per Zeitplan

Upsells automatisch in die Warenwirtschaft

Trägt nach dem Kauf hinzugebuchte Upsell-Artikel im Auftrag nach.

Systeme Shopify, JTL-Wawi

• läuft per Zeitplan

App-Verkaufskanal synchron halten

Veröffentlicht Produkte automatisch im Mobile-App-Kanal.

Systeme Shopify

• läuft per Zeitplan

Produkttexte und SEO-Felder im Bulk

Exportiert Texte ins Sheet, Team bearbeitet, KI ergänzt, Rückschreiben in die Warenwirtschaft.

Systeme JTL-Wawi, Google Sheets

• auf Zuruf
• mit Freigabe

Instagram-Auswertung

Welche Posts laufen, Reichweite, Interaktionen.

Systeme Instagram Graph API

• auf Zuruf

Website-Chat zu Projekten/Angeboten

Beantwortet Besucherfragen zu aktuellen Projekten aus der eigenen Datenbank.

Systeme Website-Widget, CRM

• läuft automatisch

Anfrage-Mail direkt ins CRM

Liest Projekt-Anfragen aus Mails, extrahiert Kontaktdaten und legt den Kontakt im CRM an.

Systeme E-Mail, Propstack

• läuft automatisch

FAQ-Bot aus Wissensdatenbank

Beantwortet Fragen auf der Website aus gepflegtem Wissen.

Systeme Website-Widget

• läuft automatisch

Registrierungs-Alarm

Neuer Kunde meldet sich an: sofort Nachricht mit Quelle.

Systeme E-Mail

• läuft automatisch

Aktivierungs-Mail an neue Kunden

Tag-2-Mail an Konten, die noch nichts verbunden haben.

Systeme E-Mail

• läuft per Zeitplan

Kundenfotos einsammeln (Foto-Mailing)

Schreibt Käufer an, sammelt Fotos über eine Upload-Seite mit Einwilligung, schliesst Reklamierer und Abgemeldete aus.

Systeme Shopify, SendGrid

• läuft per Zeitplan
• mit Freigabe

WhatsApp-Demo aus der Anzeige

Interessent schickt Lieferschein-/Rechnungsfoto per WhatsApp, Assistent liest Positionen und USt.

Systeme WhatsApp, Meta Click-to-WhatsApp

• Demo

Auswertung auf Zuruf

„Durchschnittliches Paketgewicht je Monat“: sucht die Daten selbst, rechnet und zeichnet ein Diagramm.

Systeme JTL-Wawi

• auf Zuruf

Health-Check aller Systeme

Prüft alle 3 Min Warenwirtschaft, App, Server und ob Cronjobs frisch sind.

Systeme JTL-Wawi

• läuft per Zeitplan

API-Missbrauch erkennen

Scannt Zugriffslogs, Alarm bei auffälligen IPs.

Systeme E-Mail

• läuft per Zeitplan

Nachtliches Log-Audit über mehrere Projekte

Liest Fehlerlogs mehrerer Anwendungen, gibt Handlungsempfehlungen.

Systeme E-Mail

• läuft per Zeitplan

Chat-Smoke-Test gegen Produktion

Stellt alle 6 h Fachfragen an mehrere Workspaces und alarmiert bei Ausfall.

• läuft per Zeitplan

Effekt-Dashboard je Automatisierung

Zeigt pro schreibender Automatisierung Läufe, Fehler und Hauptkennzahl.

• läuft per Zeitplan

Fragen direkt an die Warenwirtschaft

Beantwortet Fragen aus den Daten der Warenwirtschaft, nur lesend.

Systeme JTL-Wawi

• läuft per Zeitplan

Auswertungen mit Diagramm

Rechnet Auswertungen und zeichnet Diagramme.

• läuft per Zeitplan

Eigene App über API anbinden

Eigene Kunden-App nutzt Automatisierungen per API.

Systeme API

• läuft automatisch

Neue Automatisierung im Chat bauen

Builder schreibt neue Tools/Abläufe nach Freigabe des Codes.

• auf Zuruf
• mit Freigabe