DATEV und E-Rechnung: So kommen Belege sauber zum Steuerberater

„Schicken Sie die Belege bitte über DATEV.“ Diesen Satz hören viele Betriebe von ihrer Kanzlei. Was genau damit gemeint ist, bleibt oft unklar: hochladen, mailen, scannen? Und seit E-Rechnungen als XML-Datei ankommen, stellt sich zusätzlich die Frage, ob DATEV damit überhaupt umgehen kann. Dieser Artikel sortiert die Wege und zeigt, wie Belege ohne Abtippen und ohne Suchen bei der Kanzlei landen.

Wer bei DATEV was macht

DATEV ist die Software der meisten Steuerberater in Deutschland. Sie als Betrieb arbeiten in der Regel nicht selbst in der Kanzlei-Software, sondern liefern zu. Dafür gibt es bei DATEV eigene Angebote für Mandanten, allen voran DATEV Unternehmen online: Dort landen Ihre Belege digital, die Kanzlei bucht direkt daraus.

Wichtig für die Organisation: Welcher Weg bei Ihnen gilt, entscheidet Ihre Kanzlei. Fragen Sie, ob sie mit Unternehmen online arbeitet und welche Form sie für Belege und Kontoauszüge haben möchte.

Drei Wege, Belege an die Kanzlei zu geben

1. Hochladen in DATEV Unternehmen online. Per Browser oder App, einzeln oder im Stapel. Am direktesten, aber jemand muss es regelmäßig tun.
2. DATEV Upload Mail. Eine Zusatzfunktion zu Unternehmen online: Es gibt eine eigene Upload-Adresse, und Belege, die von freigegebenen Absenderadressen dorthin gemailt werden, landen in Unternehmen online. Wer die Adresse einrichtet und die Absender freigibt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei. Praktisch, weil es aus jedem Mailprogramm funktioniert.
3. Sammeln und als Paket schicken. Ein ZIP mit allen Belegen des Monats und einer Liste, per Mail oder Datenträger. Funktioniert, ist aber für die Kanzlei mehr Arbeit.

Egal welcher Weg: Der Aufwand liegt meist nicht im Hochladen, sondern davor. Belege müssen gefunden, der richtigen Zahlung zugeordnet und vollständig sein.

Und was ist mit E-Rechnungen?

Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Sie kommen in zwei Formen:

• ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteten Daten. Sieht aus wie eine normale Rechnung und lässt sich wie jeder PDF-Beleg weitergeben.
• XRechnung: eine reine XML-Datei. Hier lohnt die Rückfrage bei der Kanzlei, ob sie die XML-Datei selbst haben möchte oder zusätzlich eine lesbare Ansicht.

Wichtig für die Aufbewahrung: Bei der E-Rechnung ist die Datei das Original. Die XML-Datei bzw. das ZUGFeRD-PDF wird acht Jahre unverändert aufbewahrt, ein Ausdruck reicht nicht. Was in Ihrem Fall gilt, klärt Ihr Steuerberater; dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

Wo es im Alltag hakt

Die typischen Probleme sind in fast jedem Betrieb dieselben:

• Rechnungen kommen über viele Wege: Anhang, Link zum Kundenkonto, Papier, Foto.
• Abbuchungen auf Kreditkarte oder Konto haben keinen Beleg, und keiner weiß mehr, wofür sie waren.
• Belege werden doppelt geschickt oder gar nicht.
• Die Kanzlei fragt nach, und die Antwort dauert, weil gesucht werden muss.

DATEV löst davon nur das Ende: Was ankommt, kann die Kanzlei verarbeiten. Das Sammeln und Zuordnen bleibt bei Ihnen.

So läuft es mit einem Assistenten

Bei der meco GmbH, die TaskMonkey entwickelt, übernimmt diesen Teil ein Assistent:

1. Einsammeln: Er holt Rechnungen aus dem Postfach, als Anhang oder über den Link in der Mail, dazu Fotos und Scans aus dem Chat. Er liest PDF, ZUGFeRD und XRechnung.
2. Zuordnen: Bank- und Kreditkartenumsätze ordnet er den Belegen zu. Kontoauszüge kommen über die Bankanbindung oder als Datei.
3. Fehlende Belege: Abbuchungen ohne Beleg landen auf einer Liste, bevor die Kanzlei fragt.
4. Übergabe: Am Monatsende zeigt er, was rausgehen soll. Erst nach Ihrem Ja schickt er die Belege an die Kanzlei, je nach Wunsch per DATEV Upload Mail (ein PDF je Beleg an Ihre Upload-Adresse), als ZIP mit Liste oder für lexoffice. Bereits geschickte Belege schickt er nicht noch einmal.

Gebucht wird weiter in der Kanzlei. Der Assistent ersetzt weder DATEV noch Ihren Steuerberater, er sorgt dafür, dass vollständige Unterlagen ankommen.

Checkliste für den nächsten Monat

• Bei der Kanzlei erfragen: Unternehmen online ja oder nein, Upload-Adresse, gewünschtes Format.
• Eine feste Adresse für eingehende Rechnungen einrichten und den Lieferanten mitteilen.
• Klären, wie XRechnungen weitergegeben werden sollen.
• Einen festen Termin im Monat für die Übergabe setzen.
• Abbuchungen ohne Beleg vor der Übergabe klären, nicht danach.

Wie TaskMonkey diese Schritte mit Ihrem Postfach und Ihrer Bank übernimmt, zeigt die Seite Belege & E-Rechnung. Was beim Empfang von E-Rechnungen gilt, steht im Artikel E-Rechnung empfangen.