Fehlende Belege finden: Kontoauszug und Kreditkarte abgleichen, bevor der Steuerberater fragt

Die Liste vom Steuerberater kommt meist kurz vor der Frist: „Zu folgenden Abbuchungen fehlen uns Belege.“ Darunter ein Software-Abo, zwei Tankstellen, ein Onlineshop, eine Überweisung mit kryptischem Verwendungszweck. Jetzt beginnt die Suche. Dabei lässt sich fast jede Lücke schon während des Monats schließen, wenn man den Abgleich umdreht: nicht vom Beleg zur Zahlung, sondern von der Zahlung zum Beleg.

Warum Belege fehlen

In kleinen Betrieben sind es fast immer dieselben Gründe:

• Rechnungen per Link statt Anhang. Viele Software-Anbieter schicken nur „Ihre Rechnung ist bereit“ mit Link zum Kundenkonto. Die PDF liegt nie im Postfach.
• Kreditkarte. Abos und Onlinekäufe laufen über die Firmenkarte, die Rechnung geht an eine andere Mailadresse oder bleibt im Händlerkonto.
• Papierbelege. Tankquittung, Parkschein, Bewirtung: in der Jackentasche, im Auto, verblasst.
• Mehrere Postfächer. Bestellt hat ein Mitarbeiter, die Rechnung liegt in seinem Postfach.
• Unklarer Verwendungszweck. Auf dem Kontoauszug steht ein Zahlungsdienstleister, nicht der eigentliche Händler.

Der Abgleich: von der Zahlung zum Beleg

Der zuverlässigste Weg ist eine Liste aller Abbuchungen des Monats, Bank und Kreditkarte, und dazu je Zeile die Frage: Gibt es den Beleg?

1. Kontoauszug und Kreditkartenabrechnung des Monats holen, am besten als Datei, nicht als Ausdruck.
2. Jede Abbuchung einem Beleg zuordnen, nach Betrag, Datum, Name des Händlers und Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
3. Lücken markieren. Was übrig bleibt, ist die Liste der fehlenden Belege.
4. Lücken gezielt suchen: im Postfach nach Betrag oder Händlername, im Kundenkonto des Anbieters, in der Ablage, bei Kollegen.
5. Wiederkehrendes regeln: Fehlt jeden Monat dasselbe Abo, Rechnungsadresse beim Anbieter auf eine feste Adresse umstellen.

Wer das einmal im Monat macht statt einmal im Jahr, hat statt 40 Lücken meist zwei oder drei.

Wenn ein Beleg wirklich fehlt

Manchmal ist eine Quittung verloren. Dann gilt zuerst: beim Aussteller eine Kopie anfordern, das klappt bei Rechnungen fast immer. Nur wenn das nicht möglich ist, kommt ein Eigenbeleg in Frage: ein selbst erstelltes Dokument mit Datum der Ausgabe, Betrag, Empfänger, Zweck der Ausgabe, dem Grund, warum der Originalbeleg fehlt, sowie Erstellungsdatum und Unterschrift. Ein Eigenbeleg ist die Ausnahme, nicht die Regel, und aus ihm lässt sich keine Vorsteuer abziehen. Wie Ihre Kanzlei damit umgeht, klären Sie mit ihr; dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.

So macht es ein Assistent

Bei der meco GmbH, die TaskMonkey entwickelt, läuft dieser Abgleich jeden Monat mit einem Assistenten:

• Er holt Rechnungen aus dem Postfach, auch die hinter Links, dazu Fotos aus dem Chat.
• Er ordnet Bank- und Kreditkartenumsätze den Belegen zu, nach Betrag, Rechnungsnummer, Name und Datum. Kontoauszüge kommen über die Bankanbindung oder als Datei.
• Was übrig bleibt, landet auf der Liste „Beleg fehlt“. Zusätzlich sucht er in der Dropbox.
• Am Monatsende liegt der Monat für den Steuerberater bereit. Was an die Kanzlei geht, geben Sie frei.

So kommt die Liste der fehlenden Belege von Ihnen, nicht vom Steuerberater, und meist ist sie kurz.

Häufige Fragen

Kann ich ohne Beleg die Vorsteuer abziehen? Nein. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung, ein Eigenbeleg reicht dafür nicht. Bei einer Kreditkartenzahlung über 238 € brutto mit 19 % Umsatzsteuer gehen ohne Rechnung also 38 € Vorsteuer verloren. Deshalb lohnt es sich fast immer, beim Aussteller eine Kopie anzufordern.

Was tun, wenn der Kontoauszug fehlt oder verloren ist? Im Onlinebanking liegen Kontoauszüge meist als PDF im Postfach der Bank, oft mehrere Jahre zurück. Ist er dort nicht mehr, stellt die Bank ein Duplikat aus, manchmal gegen Gebühr. Für den Abgleich reicht auch ein Umsatzexport als Datei.

Wie fordere ich eine fehlende Rechnung an? Eine kurze Mail an den Händler mit Datum, Betrag und, falls vorhanden, Bestell- oder Kundennummer genügt. Bei Onlineshops und Software-Abos liegen Rechnungen oft im Kundenkonto zum Download bereit.

Checkliste

• Einmal im Monat abgleichen, nicht einmal im Jahr.
• Von der Zahlung zum Beleg denken, nicht umgekehrt.
• Kreditkarte immer mit abgleichen.
• Abo-Rechnungen auf eine feste Rechnungsadresse umstellen.
• Kopie beim Aussteller anfordern, bevor ein Eigenbeleg geschrieben wird.

Wie das mit Ihrem Postfach und Ihrer Bank aussieht, zeigt die Seite Belege & E-Rechnung. Wie die Belege danach zur Kanzlei kommen, steht im Artikel Buchhaltung automatisieren im Kleinbetrieb.