Shopify-Buchhaltung: DATEV, Lexware Office und sevDesk richtig anbinden

Ende des Monats will der Steuerberater drei Dinge: die Verkäufe, die Auszahlungen und die Belege für alle Ausgaben. Bei einem Shopify-Shop liegen die an völlig verschiedenen Stellen. Die Bestellungen stehen in Shopify, die Auszahlungen in Shopify Payments, PayPal und Klarna, die Rechnungen für Apps, Versand und Ware im Postfach. Shopify ist ein Verkaufssystem, kein Buchhaltungsprogramm. Die Verbindung zur Buchhaltung müssen Sie selbst herstellen.

Kurz erklärt: Shopify-Buchhaltung

Shopify-Buchhaltung heißt, drei Datenströme sauber in die Buchhaltung zu bringen:

1. Verkäufe: jede Bestellung als Rechnung oder Buchung, mit dem richtigen Steuersatz.
2. Zahlungen und Auszahlungen: Shopify Payments, PayPal oder Klarna zahlen gesammelt aus, abzüglich Gebühren und Erstattungen. Diese Sammelbeträge müssen auf die einzelnen Bestellungen zurückgeführt werden.
3. Ausgaben: Eingangsrechnungen für Ware, Versand, Shopify-Abo, Apps und Werbung, jede einer Zahlung zugeordnet.

Für die ersten beiden Ströme gibt es fertige Anbindungen. Der dritte bleibt in den meisten Shops Handarbeit.

Shopify und DATEV

Eine direkte Shopify-Schnittstelle von DATEV selbst gibt es nicht. Der Weg führt über spezialisierte Anbieter, die Bestellungen und Auszahlungen abgleichen und daraus Buchungsstapel im DATEV-Format erzeugen, als Exportdatei oder über den DATEV-Buchungsdatenservice. Beispiele sind pathway oder CONA. Klären Sie vorher mit Ihrer Kanzlei, welches Format sie erwartet.

Den Export der Auszahlungen finden Sie in Shopify unter Zahlungen → Auszahlungen. Für den Steuerberater reicht er allein meist nicht, weil Gebühren, Erstattungen und andere Zahlungsarten fehlen.

Shopify mit Lexware Office oder sevDesk

Wer mit Lexware Office (früher lexoffice) oder sevDesk arbeitet, hat es einfacher. Beide bieten eine Shopify-Anbindung: Bezahlte Bestellungen werden automatisch zu Rechnungen, mit Kunde, Positionen, Versandkosten und Steuerfall. Gutschriften bei Erstattungen lassen sich ebenfalls übertragen. Den Bankabgleich und den Export an den Steuerberater erledigen Sie dann im Buchhaltungsprogramm.

Was trotzdem liegen bleibt: die Ausgaben

Die Anbindungen kümmern sich um das, was Sie verkaufen. Um das, was Sie bezahlen, kümmern sie sich nicht:

• Rechnungen im Postfach: Shopify-Abo, App-Rechnungen, Versanddienstleister, Lieferanten, Werbung. Jede kommt als Mail oder Download aus einem Kundenportal.
• Fehlende Belege: Die Kreditkarte zeigt eine Abbuchung, die Rechnung dazu findet niemand.
• E-Rechnungen: Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die XML-Datei will gelesen und abgelegt werden.

Genau hier setzt ein KI-Assistent an:

1. Rechnungen einsammeln: aus dem Postfach und aus Cloud-Ordnern wie Dropbox, das PDF wird gelesen und abgelegt.
2. Mit Bank und Kreditkarte abgleichen: Jede Zahlung bekommt ihren Beleg. Was fehlt, steht auf einer Liste, und der Assistent sucht im Postfach nach.
3. Monatsabschluss vorbereiten: Belege und Zuordnungen gehen per DATEV Upload Mail an die Kanzlei, nachdem Sie freigegeben haben.
4. Auf Zuruf auswerten: „Was habe ich im September für Apps und Werbung ausgegeben?“

So läuft unsere eigene Buchhaltung bei TaskMonkey. Mehr dazu unter Belege & E-Rechnung.

Der Monatsabschluss für einen Shopify-Shop in fünf Schritten

1. Verkäufe: Anbindung an Lexware Office, sevDesk oder einen DATEV-Exportdienst prüfen. Sind alle Bestellungen des Monats drin?
2. Auszahlungen: Shopify Payments, PayPal und Klarna gegen das Bankkonto abgleichen.
3. Ausgaben: Eingangsrechnungen gesammelt, jede einer Zahlung zugeordnet?
4. Fehlende Belege: Liste abarbeiten, siehe Fehlende Belege finden.
5. Übergabe: an die Kanzlei, im vereinbarten Weg. Siehe DATEV und E-Rechnung.

Häufige Fragen

Hat Shopify eine DATEV-Schnittstelle? Nicht direkt von DATEV. Spezialisierte Anbieter erzeugen aus Bestellungen und Auszahlungen DATEV-Buchungsstapel.

Reicht der Auszahlungsexport aus Shopify für den Steuerberater? Meist nicht allein. Gebühren, Erstattungen, andere Zahlungsarten und die Zuordnung zu einzelnen Bestellungen fehlen oft.

Erstellt TaskMonkey Rechnungen für meine Shopify-Bestellungen? Nein. Ausgangsrechnungen erstellen Shopify-Apps, Lexware Office oder sevDesk. TaskMonkey kümmert sich um die Eingangsseite: Belege sammeln, zuordnen, fehlende finden und den Monat für die Kanzlei vorbereiten.

Das ersetzt keine Steuerberatung. Welche Buchungslogik für Ihren Shop gilt, klären Sie mit Ihrer Kanzlei.

Fazit

Shopify-Buchhaltung ist kein Hexenwerk, aber sie hat drei Teile. Für Verkäufe und Auszahlungen gibt es fertige Anbindungen an DATEV, Lexware Office und sevDesk. Die Ausgaben bleiben meist Handarbeit, und dort spart ein Assistent, der Belege sammelt, zuordnet und den Monat mit Ihrer Freigabe an die Kanzlei gibt, die meiste Zeit. Mehr zum Shopify-Thema: Shopify automatisieren mit KI.